Chính sách đổi/trả hàng/hoàn tiền

CHÍNH SÁCH ĐỔI TRẢ VÀ HOÀN TIỀN TRONG 7 NGÀYDO LỖI IN ẤN TỪ KIẾN AN PHÁT

Nhằm khẳng định uy tín thương hiệu và đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ in ấn trực tuyến cũng như trực tiếp, In Kiến An Phát ban hành Chính sách đổi trả và hoàn tiền trong vòng 7 ngày với quy trình xử lý minh bạch, nhanh chóng và tận tâm.

1. Thời hạn tiếp nhận đổi trả sản phẩm

• Thời gian áp dụng: Trong vòng 07 ngày kể từ ngày Quý khách nhận được hàng từ đơn vị vận chuyển hoặc nhận trực tiếp tại văn phòng/xưởng in Kiến An Phát.
• Thời gian xử lý khiếu nại: Bộ phận kỹ thuật và chăm sóc khách hàng sẽ phản hồi phương án xử lý trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ thông tin, hình ảnh hoặc video thực tế từ Quý khách.

2. Điều kiện được chấp nhận đổi trả / In lại miễn phí

In Kiến An Phát cam kết in lại miễn phí 100% hoặc hoàn tiền tương ứng nếu thành phẩm in ấn phát sinh lỗi do quy trình sản xuất và kỹ thuật từ phía nhà in, bao gồm:

• Lỗi sai lệch quy cách so với đơn hàng đã duyệt:

  • Sai kích thước, sai định lượng giấy hoặc sai chất liệu đã cam kết trên đơn đặt hàng.
  • Thiếu/sai sót trong các khâu gia công sau in: cán màng (bóng/mờ), bế khuôn, cấn gấp, dập nổi, ép kim, đóng cuốn…

• Lỗi in ấn kỹ thuật:

  • Lệch màu nghiêm trọng so với file thiết kế chuẩn hệ màu CMYK đã chốt duyệt (vượt quá độ lệch màu cho phép trong tiêu chuẩn in ấn kỹ thuật số/offset thương mại).
  • Bản in bị mất nét chữ, nhòe chữ, đứt đoạn họa tiết, lem mực, dính mực bẩn trên diện tích lớn.
  • Sản phẩm in bị cắt lẹm phạm vào nội dung (dù file thiết kế đã chừa lề an toàn đúng chuẩn kỹ thuật).

• Lỗi số lượng & đóng gói:

• Giao thiếu số lượng so với đơn đặt hàng đã thanh toán (Kiến An Phát sẽ in bổ sung hoặc hoàn tiền phần số lượng thiếu).
• Hàng bị móp méo, hư hỏng trong quá trình đóng gói và vận chuyển từ đơn vị giao vận do Kiến An Phát chỉ định.

3. Các trường hợp KHÔNG áp dụng đổi trả

Do đặc thù ngành in ấn là sản xuất theo mẫu mã và nội dung cá nhân hóa riêng của từng đơn vị, Kiến An Phát rất tiếc không thể áp dụng chính sách đổi trả trong các trường hợp sau:

• Đơn hàng đã quá thời hạn 07 ngày tính từ ngày nhận hàng.
• Lỗi chính tả, sai số điện thoại, sai thông tin liên hệ hoặc hình ảnh chất lượng thấp xuất phát từ file thiết kế do khách hàng tự cung cấp và đã xác nhận duyệt in.
• Độ lệch màu nằm trong dung sai kỹ thuật cho phép giữa màn hình hiển thị (hệ màu RGB) và thành phẩm in thực tế (hệ màu CMYK).
• Khách hàng tự ý thay đổi nội dung, quy cách hoặc hủy đơn hàng sau khi bản in đã được xuất kẽm/tiến hành lệnh in tại xưởng.
• Sản phẩm bị hư hại, ẩm ướt, biến dạng do quá trình lưu kho, bảo quản hoặc sử dụng không đúng cách sau khi khách hàng đã ký nhận hàng nguyên vẹn.

4. Quy trình 4 bước tiếp nhận và xử lý đổi trả

1.Gửi thông tin phản ánh:

• Khi phát hiện sản phẩm có lỗi, Quý khách giữ nguyên hiện trạng hàng hóa và liên hệ ngay qua Hotline/Zalo CSKH của Kiến An Phát. Cung cấp: Mã đơn hàng + Mô tả chi tiết lỗi + Ảnh chụp/Video quay rõ vị trí lỗi.

2.Tiếp nhận và thẩm định lỗi kỹ thuật:

• Bộ phận KCS (Kiểm soát chất lượng) của Kiến An Phát tiến hành đối soát với file gốc đã duyệt in, lệnh in và mẫu lưu trữ để xác định nguyên nhân lỗi trong vòng 24 giờ.

3.Thống nhất phương án giải quyết:

• Phương án 1 (In lại ưu tiên): Kiến An Phát tiến hành in lại đơn hàng hoàn toàn miễn phí và giao hàng hỏa tốc đến tận tay Quý khách.
• Phương án 2 (Hoàn tiền): Trường hợp khách hàng không còn nhu cầu in lại do lỡ tiến độ sự kiện (do lỗi từ phía xưởng in), công ty thực hiện hoàn tiền 100% qua số tài khoản ngân hàng của Quý khách trong vòng tuần làm việc cuối cùng của tháng.

4.Thu hồi sản phẩm lỗi (nếu có):

• Kiến An Phát sẽ điều phối nhân viên hoặc đơn vị vận chuyển đến thu hồi toàn bộ số lượng ấn phẩm lỗi về xưởng để xử lý hủy theo quy định bảo mật bản quyền khách hàng.

5. Chi phí đổi trả hàng

• Đối với các lỗi thuộc trách nhiệm sản xuất của In Kiến An Phát: Khách hàng không phải chịu bất kỳ chi phí nào (bao gồm toàn bộ chi phí in lại và phí vận chuyển giao hàng đổi trả 2 chiều).
• Mọi thắc mắc và yêu cầu xử lý khiếu nại, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Bộ phận Chăm sóc khách hàng In Kiến An Phát để được hỗ trợ tận tình và chu đáo nhất.

QUY TRÌNH XỬ LÝ HOÀN TIỀN: KHÁCH HÀNG ĐẶT NHẦM SẢN PHẨM VÀ ĐÃ THANH TOÁN

1. Phạm vi áp dụng & Điều kiện tiếp nhận

• Đối tượng: Khách hàng đã hoàn tất đặt hàng và thanh toán trực tuyến/chuyển khoản trên hệ thống, nhưng phát hiện chọn sai thông số kỹ thuật (nhầm quy cách sản phẩm, sai kích thước, sai định lượng chất liệu, sai số lượng,…).

• Điều kiện hợp lệ:

  • Khách hàng chủ động liên hệ thông báo hủy/sửa đơn ngay trước khi lệnh in được xuất bản kẽm hoặc đưa vào dây chuyền in ấn thực tế.

  • Cung cấp đầy đủ thông tin: Mã đơn hàng đã đặt nhầm, chứng từ thanh toán thành công và thông tin tài khoản thụ hưởng để nhận lại tiền.

2. Nguyên tắc xử lý

• Tách bạch dòng tiền và quản lý đơn hàng: Để tránh sai lệch số liệu tồn kho, mã lệnh sản xuất trên phần mềm và đối soát kế toán, In Kiến An Phát không cấn trừ trực tiếp tiền từ đơn hàng cũ sang đơn hàng mới.

• Đảm bảo tiến độ in: Khách hàng tiến hành tạo đơn hàng mới với thông số chuẩn xác và thanh toán riêng cho đơn hàng mới để xưởng lập tức tiến hành duyệt file và sản xuất đúng hẹn.

• Minh bạch tài chính: Đơn hàng đặt nhầm sẽ được hệ thống hủy và hoàn trả 100% giá trị thanh toán về tài khoản gốc của khách hàng trong thời hạn quy định.

3. Quy trình thực hiện chi tiết

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và xác minh trạng thái sản xuất

• Chuyên viên chăm sóc khách hàng (CSKH) tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh đơn từ hotline, Zalo OA hoặc website.

• Kiểm tra tiến độ đơn hàng trên hệ thống xưởng in:

  • Nếu file chưa chạy máy: CSKH gửi yêu cầu dừng lệnh in khẩn cấp và chuyển trạng thái đơn hàng sang “Đã hủy – Chờ xử lý hoàn tiền”.

Bước 2: Hướng dẫn khách hàng đặt lại đơn mới

• CSKH hỗ trợ khách hàng kiểm tra lại đúng thông số mong muốn (quy cách, chất liệu, kích thước chuẩn, bù hao cắt xén).

• Khách hàng tiến hành đặt đơn hàng mới trực tuyến trên website và thực hiện thanh toán cho đơn hàng mới này để bộ phận kỹ thuật xuất file in ngay lập tức, không làm gián đoạn tiến độ giao hàng.

Bước 3: Lập hồ sơ hoàn tiền cho đơn hàng đặt nhầm

• CSKH thu thập thông tin hoàn tiền từ khách hàng:

  • Mã đơn hàng cần hủy / hoàn tiền.

  • Số tiền đã thanh toán.

  • Thông tin tài khoản thụ hưởng: Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Tên ngân hàng & Chi nhánh (khuyến khích trùng khớp với tài khoản chuyển tiền đi).

• CSKH tạo phiếu đề nghị chi/hoàn tiền nội bộ chuyển sang Bộ phận Kế toán.

Bước 4: Đối soát và giải ngân hoàn tiền

• Kế toán kiểm tra giao dịch tiền về trên sao kê và đối soát với mã đơn hàng đã hủy.

• Thực hiện lệnh chuyển khoản hoàn trả toàn bộ số tiền đơn hàng cũ cho khách hàng.

• Thời gian xử lý: Trong vòng 07 ngày làm việc (không tính Thứ 7, Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định).

• Sau khi chuyển khoản thành công, gửi hình ảnh ủy nhiệm chi/biên lai chuyển tiền qua Zalo/Email cho khách hàng để xác nhận hoàn tất giao dịch.

In Kiến An Phát – Luôn đồng hành và bảo vệ quyền lợi trọn vẹn cho từng ấn phẩm của bạn!